Vitakruid verwerkt duizenden orders per maand met een WMS op maat

Van dure Sendcloud kosten naar een magazijn dat een uniek pick, pack en ship proces mogelijk maakt. Hoe een groeiende supplementen specialist zijn magazijn opnieuw versnelde zonder één dag stilstand in de verzending, en zonder softwarekosten die meeschalen met het volume.

€ 24.000,- per jaar bespaard op Sendcloud kosten

Geen enkele dag stilstand tijdens de uitrol

Softwarekosten die niet meegroeien met ordervolume of medewerkers

In het kort

Vitakruid draaide zijn magazijn op een zelfgebouwde pallet-tracking-app in Google AppSheets en op SendCloud voor de verzending. De app liep vast op het groeiende volume, en bood niet de functies die nodig waren voor optimale logging van warehouse verplaatsingen door verschillende medewerkers. Daarnaast werd Sendcloud gebruikt voor het maken van verzendlabels, maar bood geen warehouse tracking functionaliteiten en gaf toenemende kosten door het prijsmodel.

Na evaluatie van 5 standaard WMS systemen werd besloten om het Solusa Warehouse Management Template aan te schaffen, waardoor precies de logistieke processen en werkwijze die Vitakruid uniek en succesvol maakte ondersteund kunnen worden. De uitrol vond in drie fasen plaats in plaats van "big bang release" waardoor het warehouse geen dag stil heeft gestaan.

€24.000,-

bespaard per jaar op Sendcloud verzendtooling

100%

minder registratiefouten bij inslag, opslag & verplaatsingen

0 dagen

stilstand door de gefaseerde overstap

Het Probleem

Software die niet past bij logistieke werkwijze

Vitakruid verkoopt voedingssupplementen aan consumenten en aan retailers als Etos en Kruidvat. Met een klein team, veel orders, en eigen magazijn. Precies het soort bedrijf dat lang doorkomt op pragmatische oplossingen. En dat deed Vitakruid ook: drie tot vier jaar geleden was er een Pallet Tracking App op basis van no-code Google AppSheets, met Google Sheets als database en Zebra-scanners op de vloer. Snel gebouwd, goedkoop, en jarenlang prima om de verplaatsingen van pallets bij te houden dat het zoeken verminderde.

Tot de rek eruit was. De synchronisatie ging vertragen door het groeiende volume en er waren te weinig audit-logging mogelijkheden in deze App mogelijk. Dat is geen ongemak dat je met een work-around oplost, dat is een plafond.

Het tweede probleem zat dieper dan techniek. De app dwong niets af aan de gebruikers. Onderaan een magazijnstelling van vijf verdiepingen zitten vijf barcodes, een paar centimeter uit elkaar. Scan je de verkeerde, dan staat er in het systeem een pallet op een plek waar al iets staat. De medewerker op de vloer merkt er niets van, want die wil het gewoon goed doen en krijgt geen enkel signaal. De fout komt weken later boven water, als niemand meer weet waar het misging.

Dat raakt meer dan de voorraadadministratie. Vitakruid heeft een ISO-certificering die voor supplementen niet verplicht is, maar vrijwillig genomen om de kwaliteit hoog te houden. Batchregistratie en THT (tenminste houdbaar tot) tracking voor voedselproducten is daarmee geen administratie maar een kwaliteitsborging. Komen zes pallets vitamine C binnen als één batch en blijkt er een half jaar later iets mis, dan moet je exact kunnen aantonen op welke dagen die batch in de handel was en welke klanten je moet benaderen. Met een magazijnploeg waarin ook uitzendkrachten meedraaien kun je dat niet op discipline of papieren registratie laten leunen.

Daar bovenop kwam de derde rekening. De verzending liep via SendCloud (tool voor maken van verzendlabels & tracking link): technisch prima (al waren er regelmatig problemen met de standaard Exact koppelingen), zat vol functies die Vitakruid niet gebruikte, en met forse maandelijkse kosten die groeide met het volume. Elke groeispurt maakte deze tool weer duurder. Standaardsoftware was eerlijk geprobeerd, meerdere standaard WMS systemen bekeken & getest, maar het paste niet bij de Vitakruid manier van werken en maandelijkse licentiekosten.

Aanpak

Solusa begon niet meteen met bouwen, maar met laten zien. Nog voor er een offerte lag, stond er een op maat aangepaste prototype in de huisstijl van Vitakruid. Dat maakte het begrip van het probleem en de oplossing concreet: dit zou het kunnen worden. Begin 2026 werd die eerste versie samen uitgewerkt tot een scherpe scope, waarbij één vraag leidend was: wat is essentieel en wat is nice to have. Want Solusa helpt klanten altijd "het kortste pad naar waarde" te realiseren, meer is niet altijd beter.

Het plan volgde het magazijnproces en niet de techniek, in drie fases:

Fase 1, inslag en opslag. De pallet-app vervangen door het WMS. Betere registratie van inname en verplaatsingen, en audit-logging van wie welke beweging waar heeft gedaan. Dit voorkomt zoeken naar pallets in het warehouse.
Fase 2, pakbonnen uit het WMS. Beter ingedeeld, en meteen de oplossing voor het niet meer handmatig hoeven sorteren tussen de "snelle en de langzame" pickstraat.
Fase 3, verzending in eigen hand. SendCloud vervangen, directe koppeling met de totaal vernieuwde PostNL Shipping API en de webshop voor de tracking link naar klanten.

Daaronder ligt het werk dat het verschil maakt: het datamodel. Bij Vitakruid staat er precies één producttype op een pallet. Een generiek WMS ondersteunt meerdere producten per pallet en moet daar in elk scherm rekening mee houden. Dat kost een paar klikken extra op elke handeling, de hele dag door, bij mensen die dezelfde actie honderden keren per dag doen. Hier is het de kracht van een software oplossing op maat maken.

Datzelfde datamodel legt vast hoeveel pillen in een potje gaan, hoeveel potjes in een doos en hoeveel dozen op een pallet. Daardoor kan de pakbon straks zelf aangeven wat je als los potje uit de pickstraat haalt en wat je als hele doos uit het magazijn pakt. Bij groothandelsorders van duizend of tweeduizend potjes moest de orderpicker dit eerst zelf uitrekenen, met kans op fouten en klachten. Dat is nu verleden tijd.

Geleerde lessen: het spannendste deel zat niet in de bouw maar in de overstap. De meeste standaard WMS-leveranciers doen een big bang: op één dag gaat alles om. Bij Vitakruid kan dat niet, want klanten verwachten hun pakketje morgen. Dus draaide het nieuwe systeem tijdelijk naast het oude. De truc die dat mogelijk maakt is klein: de oude pakbon uit Exact en de nieuwe pakbon uit het WMS krijgen dezelfde barcode, waardoor SendCloud (die deze barcode gebruikte voor het maken van de verzendlabels) het verschil niet merkt. Zo kon Vitakruid beginnen met een paar orders per dag in het nieuwe WMS en het volume rustig opschroeven, met het oude systeem als vangnet.

Deze aanpak zorgde enerzijds dus voor een gefaseerde implementatie mogelijk maken, anderzijds vroeg het wel een langere doorlooptijd van enkele weken. Voor alle partijen (Vitakruid, PostNL, Weide E-commerce en Solusa) bleek dit de meest beheerste aanpak.

Locatiecontrole bij mobiel scannen

Een pallet kan niet meer op een (volgens de administratie bezette) plek. De fout verschijnt direct op het scherm, niet weken later bij het zoeken naar een pallet.

Batchregistratie die zichzelf afdwingt

Eén open batch per productvariant. Een nieuwe batch registreren sluit automatisch de vorige.

Pakbon die de pickstraat kiest

Het systeem rekent zelf uit wat als los potje uit de pickstraat komt en wat als hele doos uit het magazijn.

Het resultaat

Sneller op de vloer, in control van de administratie.

Waar de oude app fouten liet passeren, houdt het Solusa WMS ze tegen op het moment dat ze gemaakt kúnnen worden. Registratiefouten in inslag en opslag daalden met 100%, de inslag van een vracht kost nu maximaal 10 minuten in plaats van een half uur of meer, en een nieuwe magazijnkracht is in een uur ingewerkt. De overstap kostte geen enkele dag stilstand, omdat het nieuwe systeem naast het oude meedraaide tot het uitgezet kon worden.

Het scherpste effect is niet één besparing, maar de knik in de kostenlijn. Gaat Vitakruid straks tien keer zoveel pakketjes versturen, dan wordt het WMS niet tien keer zo duur. Bij een software licentie abonnement gebeurt dat vaak wel. En op de vloer merkt iemand daar niets van, en dat is precies de bedoeling: hij pakt het apparaat op, snapt wat hij moet doen en werkt twee tellen later gewoon door. Terwijl je dit leest, verplaatst er weer een pallet en is een pakketje op weg naar een klant met een track & trace link in de e-mail. Dat geeft rust.