Hoe kan een groothandel de jaarlijkse voorraadtelling sneller uitvoeren?
Eind december gaat het magazijn dicht. Iedereen loopt dagen lang met pen en papier langs de stellingen. Daarna typt de administratie alles over in Excel, zoekt verschillen uit en telt opnieuw waar een cijfer onleesbaar is. Ondertussen gaat er geen order de deur uit.
Overslaan kan niet: je accountant wil een kloppende voorraadtelling zien. Dat die telling een week kost, kan nu sneller.
Waarom met papier en Excel tellen zo lang duurt
Dubbel werk. Eerst tellen op papier, dan overtypen. Elke typfout wordt een verschil dat iemand moet uitzoeken.
Alles tegelijk. Het hele magazijn in één keer tellen betekent: alles stil.
Geen overzicht. Wat is al geteld en waar zitten de gaten? Dat weet je pas aan het eind.
Vier manieren om sneller te tellen
1. Tel digitaal, direct in één systeem. Tellers voeren het aantal in op hun telefoon. Geen lijsten, geen overtypen, en je ziet live hoe ver je bent.
2. Werk per gangpad of zone. Vaste teams per gangpad of locatietype (pick of bulk). Iedereen weet wat van hem is en je stuurt direct bij.
3. Tel blind. Laat de verwachte voorraad niet zien. Wie een getal ziet, telt dat getal. Wie niets ziet, telt wat er ligt. Verschillen komen vanzelf boven.
4. Tel daarna doorlopend. Wie elke maand een deel van de voorraad telt, maakt de jaartelling lichter. Dat vraagt wel een systeem dat bijhoudt wat waar ligt.
Je hebt hier geen groot WMS voor nodig. Vaak volstaat een export uit je ERP voor de telling en een import erna.
Duchell - Golfers World: van 8 dagen naar 4
Duchell is een Europese groothandel in golfbaan- en recreatieartikelen, met een magazijn van ruim 5.000 locaties. Jarenlang telde het team met papieren lijsten en een Excel die met het magazijn meegroeide. Dertig mensen waren 6 tot 8 dagen bezig. De administratie had daarna nog een week nodig om alles te verwerken.
Solusa bouwde in drie weken een standalone telling-app, zonder ERP-koppeling. Tellers zien geen voorraadstand, filteren per gangpad en locatietype, en elke telling is terug te voeren op wie, wat en wanneer. Uitleg aan het telteam: een kwartiertje.
"Dit hadden we jaren eerder moeten hebben." Roeline Alsem, operations manager, Duchell – Golfers World
Het resultaat:
4 dagen tellen in plaats van 6 tot 8
1 dag verwerking in plaats van een week
5.000+ locaties geteld door 30 tellers
De accountant akkoord met deze app en methode
"Het is echt waanzinnig dat het zo'n op zichzelf staande app is, en we niet in allerlei Excels en papieren lijsten dingen hoeven te doen. Ik weet nu echt precies wat waar ligt." Ronald Velthuis, logistiek manager, Duchell
Wat kost jouw voorraad magazijn telling?
Meer dan je denkt. Een team van 30 tellers dat 6 tot 8 dagen telt, kost naar schatting €49.000 tot €65.000 per jaar aan arbeid. Met 4 teldagen is dat ongeveer €33.000. Dat scheelt €15.000 tot €31.000 per telling, elk jaar opnieuw.
Schatting. Uitgangspunten: €32,50 per teluur integraal (inclusief sociale lasten, pensioen, verzekeringen en reiskosten), 8 uur per dag, doordeweeks, plus 4,5 dagen voorbereiding door een operations manager à €60 per uur. Het uurtarief past bij de integrale loonkost van een magazijnmedewerker onder de CAO Beroepsgoederenvervoer 2026 (circa €26 tot €34 per productief uur). Exclusief omzetverlies door stilstand tijdens het tellen.
Dat is software die zichzelf terugverdient.
Geen IT-theater maar pragmatische software die past
Bij Solusa beginnen we bij jouw grootste probleem, niet een "big-bang-systeem" waar jij je hele proces aan moet aanpassen. Eerst bewijzen wat het oplevert, dan passen we bestaande componenten aan en bouwen alleen wat je nodig hebt. Geen IT-theater. Geen vendor lock-in. Geen eindeloze projecten.
Staat jouw jaartelling ook weer voor de deur?